توضیحی در موردنرم افزار صفحه گسترده

توضیحی در موردنرم افزار صفحه گسترده

تعریف صفحه گسترده : صفحه گسترده این امکان را فراهم می نماید که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائید .بعد از وارد کردن داده ها عملیاتی نظیر محاسبات ، مرتب سازی و فیلتر نمودن را روی آنها انجام داده، همچنین میتوان این داده ها را چاپ کرده و نمودار هایی بر اساس آنها ایجاد کرد.

انواع صفحه گسترده :

اولین صفحه گسترده
VisiCalc در سال 1978 به بازار آمد. این صفحه گسترده از نخستین "برنامه های کاربردی عالی " محسوب میشد. لوتوس 1و2و3 در سال 1983 به بازار آمد و برای مدت طولانی بیشترین سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسلExcel در سال 1987 به بازار معرفی شدند که هر دو تحت محیط گرافیکی Windows عمل میکردند.

ورود به محیط
Excel :

Excel جزء نرم افزار های گروه Office میباشد . نرم افزار های Office نصبی میباشند. پس به طور پیش فرض در منوی Program قرارمیگیرند. برای ورود به محیط Excel مسیر زیر را طی میکنیم :

Start/ Programs/ Microsoft Excel

اجزاء پنجره Excel

با اجرای Excel پنجره ای باز میشود که شامل اجزاء زیر است :

1- نوار عنوان برنامه (
Title Bar)
نواری است که بالاترین بخش پنجره محسوب میشود. این نوار شامل نام محیط(
Microsoft Excel ) و نامBook و دکمه های هدایت ( Caption Button) که شامل دکمه های مربوط به بستن، بزرگ نمایی و کوچک نمایی پنجره میباشد است.

2- فهرست انتخاب اصلی یا نوار منو (
Menu Bar )
منو به معنی لیست انتخاب میباشد و میتوانیم دستور مورد نظر را از منو انتخاب کرده ، اجرا کنیم.

3- نوار ابزار (
Tool Bar )
در زیر نوار منو ، نواری وجود دارد که فرمانهای موجود در منوها را به شکل یک ابزار در اختیار کاربر قرار میدهد. بعضی از این ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پیش فرض دو نوار ابزار
Standard و Formatting فعال هستند.

4- نوار فرمول (
Formula Bar)
از این نوار برای ایجاد ، ویرایش و نمایش فرمولها استفاده میکنیم این نوار مختص محیط
Excel میباشد.

5- نوار انتخاب صفحه کاری (
Sheet Bar)
در قسمت پایین پنجره کار پوشه نواری وجود دارد که میتوان
Sheet مورد نیاز برای کارکردن را انتخاب نمود. برروی این نوار عناوینی مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روی هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

6- سطر وضعیت (
Status Bar )
در زیر نوار انتخاب کاربرگ ، نواری به نام سطر وضعیت وجود دارد که وضعیت جاری برنامه را نمایش میدهد.

فعال کردن نوار ابزار ها :

نوار ابزار ها را میتوان از دو طریق فعال نمود.
1- از طریق منوی
View ، گزینه Toolbars
2- بر روی یکی از نوار ابزار ها
Right Click کنیم


فعال کردن نوار فرمول و سطر وضعیت :

برای فعال کردن سطر وضعیت و سطر فرمول (
Formula Bar) بر روی منوی View، Click کرده و در کنار گزینه های مربوط به آنها علامت تیک میزنیم

 

اصطلاحات صفحه گسترده Excel

1- فایل صفحه گسترده یا کارپوشه یا Work Book یا Book :
به فایل ها در
Excel کارپوشه اطلاق میشود . فایل ها در Excel با پسوند XLS ذخیره میشوند.

2- صفحه کاری یا کاربرگ یا
Work Sheet یا Sheet :
هر فایل
Excel از چندین زیر صفحه تشکیل شده است که به آنها کاربرگ گفته میشود. در حقیقت Book محل نگهداری چند صفحه به نام Sheet است. یعنی اطلاعاتی که ما وارد میکنیم در Sheet ها وارد میشود. به طور پیش فرض هر Book شامل 3 Sheet است.

3- سطر یا
Row
هر
Sheet از چندین ردیف یا سطر تشکیل شده است که معمولاً با شماره های 1 و 2 ... مشخص میشوند.

4- ستون یا
Column
هر
Sheet از چندین ستون تشکیل شده است که معمولاً با حروف الفبای A, B, … مشخص میشوند.

5- سلول یا خانه (
Cell)
محل برخورد یک سطر و ستون خاص در روی
Sheet سبب ایجاد فضایی میشود که به آن سلول گفته میشود. این سلولها میتوانند شامل مقادیر عددی ، کاراکتری ، شیء، و ... باشد.

6- نشانی یا آدرس سلول :
هر سلولی در
Sheet با نام یا آدرس خاصی مشخص میشود. برای نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مینویسیم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره میکند.

رفتن سریع به یک آدرس :

برای رفتن سریع به آدرس سلول مورد نظر کافی است در اولین کادر خط فرمول (
Name Box ) آدرس سلول را تایپ کرده و Enter کنیم

 

کار با کارپوشه ها در Excel

ایجاد یک Book جدید در Excel :

برای ایجاد یک
Book یا یک File جدید در Excel به یکی از روشهای زیرعمل میکنیم :

روش اول :

1- انتخاب منوی
File
2- انتخاب گزینه
New
3- در پنجره باز شده
Workbook را در General Tab: انتخاب میکنیم
4-
OK میکنیم


روش دوم :

فشردن همزمان کلید های
Ctrl + N

روش سوم :

استفاده ازآیکون
New در نوار ابزار)Standard )

روش چهارم :

اگر توجه کنیم در زیر یک حرف هر منو خط کشیده شده. اگر دکمه
Alt را با آن حرف بگیریم منو باز میشود. بعد برای فعال کردن هر گزینه منو کافی است دکمه مربوط به حرفی از آن که زیر آن خط کشیده شده را بفشاریم. پس برای New کافی است Alt + F + N را بفشاریم.

ذخیره کردن یک
Book :

اگر بخواهیم
Bookیی را که ایجاد کرده ایم نگهداری کنیم ، باید آنرا ذخیره کنیم. برای ذخیره کردن به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم :

روش اول :

1- انتخاب منوی
File
2- انتخاب گزینه
Save


روش دوم :

فشردن همزمان کلید های
Ctrl + S

روش سوم :

استفاده از آیکون
Save در نوار ابزار Standard ( )

روش چهارم :

فشردن کلید های
Alt + F + S
اگر برای اولین بار باشد که
Save را انتخاب میکنیم ، پنجره ای با نام Save as باز میشود که شامل قسمتهای زیر است :
1-
Save In : مسیر ذخیره سازی را در این قسمت تعیین میکنیم.
2-
File Name : نامی را که میخواهیم file را با آن نام ذخیره کنیم در این قسمت تایپ میکنیم.
3-
Save as Type : پسوندی ( نوعی ) را که میخواهیم فایل با آن ذخیره شود تعیین میکنیم. به این قسمت مگر در موارد خاص دست نمیزنیم.
اگر برای دفعاتی غیر از بار اول
Save را انتخاب کنیم پنجره Save as ظاهر نمیشود و تغییرات داده شده با همان نام ذخیره میشود.

نکته

وقتی فایل را با یک نام ذخیره میکنیم آن نام در نوار عنوان ظاهر میشود.

نکته

پسوند فایلهای
Excel ، .xls میباشد.

Save As :

اگر بخواهیم
Book ذخیره شده را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا نام دیگر و مسیر دیگر ذخیره کنیم Save as را از منوی File انتخاب کنیم.

ذخیره کردن
Book بر روی دیسکت :

برای ذخیره کردن یک فایل بر روی دیسکت باید در پنجره
Save as ، در قسمت Save in ، 3.5 floppy ( A: ) را انتخاب کنیم.

ذخیره کردن
Book با فرمت مناسب برای صفحات وب :

اگر بخواهیم فایل
Excel را با فرمتی ذخیره کنیم که مانند یک صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید ، کافی است مراحل زیر را انجام دهیم :
1- انتخاب منوی
File
2- انتخاب گزینه
Save as a Web Page

نکته

در این حالت فایل را پسوند .
htm ذخیره میشود.

باز کردن
Book ذخیره شده :

اگر یک
Book را که ذخیره کرده ایم بخواهیم باز کنیم به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم :

روش اول :

1- انتخاب منوی
File
2- انتخاب گزینه
Open


روش دوم :

فشردن همزمان کلید های
Ctrl + O

روش سوم :

استفاده از آیکون
Open در نوار ابزار Standard ( )

روش چهارم :

فشردن کلید های
Alt + F + O با انجام یکی از اعمال بالا پنجره ای باز میشود که شامل قسمتهای زیر است :
الف-
Look in : در این قسمت مسیر فایلی را که میخواهیم باز کنیم انتخاب میکنیم.
ب-
File Name : میتوانیم اسم فایل را در این قسمت تایپ کنیم و Open کنیم . همچنین میتوانیم فایل را در لیست انتخاب کرده و فایل را باز کنیم.

بستن یک
Book باز :

در این حالت فقط فایل بسته میشود و محیط بسته نمیشود.

روش اول :

1- انتخاب منوی
File
2- انتخاب گزینه
Close


روش دوم :

کلیک بر روی آیکون
Close که در نوار منو قرار دارد ( )

روش سوم :

فشردن کلید های
Alt + F + C

بستن محیط
Excel :

در این حالت اگر فایلی باز باشد ، بسته میشود و سپس محیط
Excel بسته میشود. در صورتی که فایلهای باز ، ذخیره نشده باشند ابتدا سئوالی مبنی بر ذخیره یا عدم ذخیره آنها ظاهر میشود.

روش اول :

1- انتخاب منوی
File
2- انتخاب
Exit


روش دوم :

کلیک بر روی آیکون
Close که در نوار عنوان قرار دارد. ( )

روش سوم :

فشردن کلید های
Alt+ F4

روش چهارم :

فشردن کلید های

اطلاعات در Excel

اطلاعات در محیط Excel میتوانند اعداد ، حروف ، تاریخ ، زمان و یادداشت باشند که در زیر به شرح تک تک آنها میپردازیم :
( توجه داشته باشید که با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا میشوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات میباشد. )

1- اطلاعات عددی



کار کردن با اعداد :

Excel تمام اعداد را یکسان فرض میکند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش میتوان وارد نمود :

1- با استفاده از کلید های عددی موجود در بالای حروف

2- با استفاده از کلید های موجود در سمت راست صفحه کلید در مد
Num Lock. ( در صورتی که اعداد این قسمت کار میکنند که کلید Num Lock روشن باشد .)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 میتوان نمادهای خاص + و – و ، و . و $ و % و
E و e را وارد نمود.

نکته

Excel به طور صحیح علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد را در نماد علمی نیز دریافت کند.

نکته

هنگامی که از علائم دلار ، درصد یا کاما استفاده میشود،
Excel قالب بندی اعداد را تغییر میدهد.

برخورد
Excel با اعداد :

1- اگر طول عدد از سلول کوچکتر باشد تغییری در سلول داده نمیشود.
2- اگر طول عدد به اندازه چند کاراکتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد یکی از اتفاقات زیر رخ میدهد :
الف- اعداد در نماد علمی نمایش داده میشوند. 
ب- عدد گرد میشود.
ج- سلول با یکسری از علائم # پر میشود. این حالت زمانی اتفاق میافتد که فرمت سلول
General نباشد.
در آینده با این حالت بیشتر آشنا میشویم.


2- اطلاعات متنی :

میتوانیم در سلولهای
Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ کنیم.
توانایی
Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن : اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمایش میدهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر میگیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم ( '6/2 )

3- اطلاعات از نوع تاریخ :

اگر در سلول
Excel یک تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد کنیم به طور اتوماتیک قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده میشود.

4- اطلاعات از نوع زمان :

میتوانیم در سلول
Excel یک زمان را با فرمت H:M:S وارد کنیم که قالب سلول به طور اتوماتیک زمان میشود.

5- اطلاعات از نوع یادداشت :

این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند که بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح میدهند.

 

فرمول نویسی در Excel



عملگر های
Excel

•عملگر های محاسباتی :

عملگر های محاسباتی به ترتیب تقدم ها عبارتند از : ( ^ ) توان و ( % ) درصد و ( * , /) ضرب و تقسیم و ( + و -) جمع و تفریق

•عملگر های رشته ای :

تنها عملگر رشته ای ( & ) است. از این عملگر برای ترکیب رشته ها استفاده میشود.

• عملگر های آدرس :

از این عملگر زمانی استفاده میشود که بخواهیم محدوده ای را مشخص کنیم که ابتدا آدرس ابتدای محدوده را نوشته و سپس علامت ( : ) را میگذاریم و بعد آدرس انتهای محدوده را مینویسیم. ( از این عملگر در درسهای آتی استفاده میکنیم )

ایجاد فرمول و مشاهده نتیجه :

در
Excel به چند روش میتوان فرمولها را نوشت :
1- در خط فرمول ( یا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تایپ کرده سپس فرمول را تایپ میکنیم و بعد
Enter میزنیم.
2- فرمول را در خط فرمول یا  و بعد علامت = در خط فرمول ،
Click
Pسلول نوشته ( بدون علامت = ) سپس بر روی علامت  میکنیم. پنجره ای باز میشود که نتیجه را نمایش میدهد. در صورتی که بخواهیم نتیجه نمایش داده شود ، OK را میزنیم.
3- در خانه ای که میخواهیم فرمول نوشته شود،
Click میکنیم ، علامت تساوی را تایپ کرده ، سپس با ماوس بر روی خانه ای که میخواهیم عمل بر روی آن انجام شود Click میکنیم ، سپس عملگر را تایپ کرده و سپس بر روی عملوند بعدی Click میکنیم. فرض کنید در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتیم و میخواهیم در سلول A3 حاصل جمع این دو را بدست آوریم ، برای این کار ابتدا در سلول A3 علامت = را تایپ کرده سپس بر روی سلول A1 ( اولین عملوند ) کلیک کرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تایپ کرده و بعد بر روی سلول A2 ( دومین عملوند) کلیک میکنیم و در انتها Enter میکنیم. ( کاردرکارگاه 2 تمرینهای 13 تا 23 )

ویرایش سلول :

برای ویرایش محتویات یک سلول به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم :

روش اول :

بر روی سلول کلیک کرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر کلیک کرده ، ویرایش را انجام میدهیم.

روش دوم :

بر روی سلول
double Click کرده و ویرایش را انجام میدهیم.

  
نویسنده : عنایت اله راستی زاده ; ساعت ۸:۱٥ ‎ب.ظ روز ۳٠ خرداد ۱۳۸۳
تگ ها : مقالات